Un contrat de maintenance au coût copie facture chaque page imprimée à un prix qui inclut le toner, les pièces d'usure, les déplacements et la main-d'œuvre du technicien. En 2026 : 0,4 à 0,9 centime la page en noir et blanc, 4 à 9 centimes en couleur, dégressifs selon le volume. Le papier et les agrafes restent à votre charge.
Avec maintenance : coût prévisible, pannes couvertes, consommables gérés. C'est la bonne formule au-delà de 1 500 à 2 000 pages par mois. Sans maintenance, dite location sèche : loyer seul, vous gérez tout. Cohérent pour un très petit volume ou si vous avez déjà un prestataire. Dans les deux cas, lisez la clause de volume minimum et celle d'indexation.
Ce que couvre un contrat de maintenance, poste par poste
Le périmètre varie d'un prestataire à l'autre, mais un contrat complet couvre les postes suivants. Ceux qui manquent dans votre contrat doivent être demandés ou chiffrés à part.
| Poste | Inclus dans un contrat complet | À vérifier |
|---|---|---|
| Toner noir et couleur | Oui, livré sur relevé de compteur | Délai de livraison, stock de sécurité |
| Tambour, four, courroie, capteurs | Oui | Exclusions éventuelles (kits « longue durée ») |
| Déplacement et main-d'œuvre | Oui | Délai d'intervention garanti, jours et heures |
| Machine de remplacement | Selon contrat | Au-delà de combien d'heures ou de jours de panne |
| Télémaintenance et mises à jour | Souvent | Accès distant, sécurité des données |
| Papier, agrafes | Non | Certains contrats proposent le papier en option |
| Casse, dégât des eaux, mauvaise utilisation | Non | Relève de votre assurance ou d'une assurance proposée par le loueur |
| Formation initiale | Généralement à l'installation | Formation complémentaire facturée ou non |
Combien coûte la maintenance en 2026
- Noir et blanc A40,4 à 0,9 ctPar page. Le bas de fourchette s'obtient au-delà de 10 000 pages par mois.
- Couleur A44 à 9 ctPar page. Environ dix fois le noir et blanc. Une page avec une seule ligne en couleur compte pour une page couleur.
- Page A32 clicsFacturée comme deux pages A4 de la même couleur.
Sur ces bases, une PME de 15 personnes qui imprime 4 000 pages par mois, dont 1 000 en couleur, paie entre 78 et 104 € HT de maintenance par mois, à ajouter à un loyer de 45 à 100 € pour un A3 couleur standard. Détail et budgets types dans notre page prix.
Deux modes de facturation existent. Le premier facture chaque page au palier atteint, avec un minimum mensuel. Le second inclut un forfait de pages dans un loyer global et facture les pages au-delà : c'est le modèle « coût par copie » des sociétés de financement, avec des durées de 18 à 63 mois. Dans les deux cas, demandez à recevoir les relevés de compteur : ils sont la seule base de contrôle de vos factures.
Avec ou sans maintenance : la décision en trois questions
Quel est votre volume mensuel réel ?
Relevez les compteurs de vos machines actuelles sur trois mois. En dessous de 1 000 pages par mois, l'achat de toner au détail et les interventions à l'acte coûtent souvent moins qu'un contrat avec minimum. Au-dessus de 2 000 pages, le coût copie est presque toujours gagnant, et il supprime la gestion des consommables.
Que se passe-t-il chez vous quand la machine tombe en panne ?
Si un copieur à l'arrêt bloque l'activité (cabinet médical, étude notariale, école), le délai d'intervention garanti par un contrat de maintenance vaut plus que son prix. Si vous avez plusieurs machines et qu'une panne se contourne, la location sèche est envisageable.
Avez-vous déjà quelqu'un pour l'entretien ?
Un prestataire informatique qui gère déjà vos imprimantes, ou un contrat de maintenance parc existant, peut absorber une machine supplémentaire. Dans ce cas, louer sec et étendre le contrat existant évite de payer deux fois.
| Situation | Formule | Pourquoi |
|---|---|---|
| Moins de 1 000 pages par mois, usage non critique | Location sèche ou achat | Le minimum facturé coûterait plus que l'usure réelle. |
| 1 000 à 2 000 pages, activité sensible aux pannes | Maintenance incluse, minimum bas négocié | Le délai d'intervention garanti justifie le contrat. |
| Plus de 2 000 pages par mois | Maintenance incluse au coût copie | Coût à la page inférieur au toner au détail, gestion déléguée. |
| Parc de plusieurs machines déjà sous contrat | Location sèche, extension du contrat existant | Un seul interlocuteur, pas de doublon. |
Vous hésitez entre les deux formules ? Décrivez votre usage, un partenaire local chiffre les deux options sur votre volume.
Faire chiffrer les deux →Les deux clauses qui font varier la facture
Le volume minimum facturé
C'est le nombre de pages que vous payez chaque période, imprimées ou non. Il doit être calé sur vos compteurs réels, avec une marge de 10 % au plus. Un minimum surévalué de 3 000 pages par mois, à 0,8 centime, représente près de 1 500 euros sur 63 mois pour des pages jamais imprimées. Demandez aussi ce qui se passe si votre volume baisse durablement : certains contrats prévoient une révision annuelle du minimum, d'autres non.
L'indexation du coût copie
Une révision annuelle du prix à la page est courante. Elle doit être plafonnée et liée à un indice public. Une clause qui laisse le prestataire réviser « librement » ses tarifs dans un contrat d'adhésion peut être contestée sur le fondement de l'article 1171 du Code civil, qui répute non écrite toute clause non négociable créant un déséquilibre significatif. Mais le plus simple reste de la négocier avant de signer. Le détail des clauses est dans notre guide du contrat.
Si le prestataire de maintenance disparaît
C'est le scénario le plus fréquent dans les litiges : le revendeur qui assure la maintenance est liquidé, plus personne ne livre de toner, et le loueur financier continue de prélever les loyers. Depuis 2013, la Cour de cassation juge que les contrats d'une opération incluant une location financière sont interdépendants, et que les clauses contraires sont réputées non écrites. En janvier 2024, elle a cassé un arrêt qui avait condamné une association à 105 638 euros parce que la cour d'appel s'était appuyée sur une clause obligeant le locataire à trouver lui-même un autre mainteneur (Cass. com., 10 janvier 2024, n° 22-20.466).
Attention à l'ordre des opérations. En octobre 2025, la Cour de cassation a rejeté le pourvoi d'un locataire qui avait cessé de payer ses loyers avant que le liquidateur du mainteneur ne renonce officiellement au contrat : le loueur avait valablement résilié pour impayé, et la disparition postérieure de la maintenance ne pouvait plus rendre la location caduque (Cass. com., 22 octobre 2025, n° 24-16.667). La marche à suivre est détaillée dans notre guide de la résiliation.
- infodeos.com, « Coût copie photocopieur 2026 : prix d'une page A4 ».
- teemio.fr, « Quel est le prix d'un photocopieur professionnel en 2026 ? », contrats de maintenance.
- grenke.fr, « Location financière, coût par copie ».
- amparis.fr, « Combien coûte la location d'un photocopieur professionnel ? ».
- Code civil, article 1171 ; Cass. com., 10 janvier 2024, n° 22-20.466 ; Cass. com., 22 octobre 2025, n° 24-16.667.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un contrat de maintenance photocopieur au coût copie ?
C'est un contrat dans lequel vous payez chaque page imprimée ou copiée à un prix unitaire, et ce prix inclut le toner, les pièces d'usure, les déplacements et la main-d'œuvre du technicien. Il est presque toujours associé à une location, mais peut aussi accompagner un achat.
Combien coûte la maintenance d'un photocopieur ?
En 2026, les tarifs publics relevés vont de 0,4 à 0,9 centime la page en noir et blanc et de 4 à 9 centimes en couleur, dégressifs selon le volume mensuel. Pour 4 000 pages par mois dont un quart en couleur, comptez 60 à 110 € HT par mois.
Peut-on louer un photocopieur sans maintenance ?
Oui, c'est la location sèche : vous payez le loyer et gérez vous-même consommables et réparations. Elle a du sens pour un volume très faible ou si vous disposez déjà d'un prestataire. Au-delà de 1 500 à 2 000 pages par mois, le coût copie est presque toujours plus économique et plus prévisible.
Que se passe-t-il si le prestataire de maintenance fait faillite ?
Si la location est une location financière, la Cour de cassation juge que le contrat de maintenance et le contrat de location sont interdépendants : la disparition de la maintenance peut entraîner la caducité de la location, quoi qu'en disent les clauses. Il faut toutefois agir dans le bon ordre et ne pas cesser de payer les loyers avant d'avoir notifié la caducité.
Le papier et les agrafes sont-ils compris dans le coût copie ?
Non. Le coût copie couvre ce qui fait fonctionner la machine : toner, tambour, four, courroie, pièces d'usure, déplacements et main-d'œuvre. Le papier, les agrafes et les dommages hors usure normale restent à votre charge.
Rédigée par Édito devis-copieur.fr, la rédaction indépendante du comparateur. Les fourchettes de prix proviennent de sources publiques.