Une mairie de commune moyenne a besoin d'un multifonction A3 couleur de 30 à 45 pages par minute avec finisseur pour les convocations et les dossiers du conseil, complété par des machines A4 dans les services excentrés (école, services techniques).
La location est un marché public de fournitures et services. En dessous de 60 000 euros HT sur la durée totale, il peut être passé sans publicité ni mise en concurrence, à condition de choisir une offre pertinente et de ne pas recourir systématiquement au même opérateur. Au-dessus, procédure adaptée, avec un cahier des charges qui fixe le coût copie et les délais d'intervention.
Ce dont une mairie a vraiment besoin
Des usages très différents
État civil et urbanisme impriment des documents officiels en A4, la communication imprime en couleur et en A3, le conseil municipal génère des dossiers épais avant chaque séance, l'école a ses propres volumes. Un seul contrat peut couvrir plusieurs machines de gammes différentes.
La continuité du service public
Un guichet d'état civil sans copieur ne délivre plus d'actes. Le délai d'intervention garanti et la machine de remplacement doivent figurer au cahier des charges, avec des pénalités.
La dématérialisation
Actes transmis au contrôle de légalité, parapheurs électroniques, archivage : la numérisation des documents signés vers le système d'information de la collectivité est devenue le flux principal. Scan recto verso, PDF consultables, envoi vers les outils métiers.
La confidentialité
Données d'état civil, dossiers sociaux du CCAS, documents d'urbanisme non encore publics : impression sécurisée par badge, chiffrement du disque, effacement en fin de contrat.
Quelle machine louer
Commune de moins de 2 000 habitants
Un multifonction A3 couleur de 25 à 30 pages par minute au secrétariat de mairie, avec agrafage, et une machine A4 à l'école si elle est communale.
Commune de 2 000 à 10 000 habitants
Un A3 de 35 à 45 pages par minute avec finisseur pour l'accueil et le conseil, un A3 couleur pour la communication, des A4 dans les services. Un contrat unique avec facturation par machine.
Les fonctions à demander
Impression sécurisée par badge, scan vers les outils de dématérialisation, codes par service pour la comptabilité analytique, finisseur, relevés de compteurs mensuels envoyés à la collectivité.
Quel budget prévoir
Profil type retenu : mairie de 3 000 habitants, 8 000 pages par mois, 15 % de couleur. Les fourchettes ci-dessous sont calculées avec le même moteur que notre simulateur de loyer, à partir de prix publics relevés le 14 septembre 2026. Ce sont des ordres de grandeur, pas un devis.
| Poste | 60 mois | 36 mois |
|---|---|---|
| Machine conseillée | Multifonction A3 couleur, 20 à 30 pages/min, neuve | |
| Loyer mensuel HT | 45 à 100 € | 52 à 115 € |
| Coût copie mensuel HT, 6 800 pages N&B et 1 200 couleur | 113 à 150 € | 113 à 150 € |
| Budget mensuel HT | 158 à 250 € | 165 à 265 € |
| Sur la durée du contrat | 9 480 à 15 000 € | 5 940 à 9 540 € |
Votre volume est différent ? Ajustez-le dans le simulateur, puis faites chiffrer par un partenaire de votre zone.
Ajuster dans le simulateur →Les points de vigilance dans le contrat
Le seuil de 60 000 euros HT
Il s'apprécie sur la valeur totale du marché sur sa durée, loyers et maintenance compris, pour l'ensemble des machines de la collectivité. Un contrat de 1 100 euros par mois sur 60 mois le dépasse. En dessous du seuil, l'acheteur reste tenu de choisir une offre pertinente, de faire bon usage des deniers publics et de ne pas contracter systématiquement avec le même opérateur (Code de la commande publique, article R2122-8, seuil en vigueur depuis le 1er avril 2026).
Le cahier des charges
Fixez le volume mensuel par machine à partir des compteurs réels, exigez un coût copie ferme ou plafonné, un délai d'intervention, une machine de remplacement, l'effacement des données en fin de contrat, et la possibilité de restituer une machine si un service ferme.
La durée et le mandat
Un contrat de 60 mois peut dépasser le mandat de l'équipe qui le signe. Ce n'est pas interdit, mais la durée doit être justifiée par l'amortissement du matériel, et le contrat doit prévoir la restitution anticipée en cas de réorganisation des services.
Les règles générales du contrat, avec les textes de loi et les décisions de justice, sont dans notre guide du contrat de location. La sortie du contrat est traitée dans le guide de la résiliation.
Questions fréquentes
Une mairie peut-elle louer un photocopieur sans appel d'offres ?
Oui si la valeur totale du marché sur sa durée, loyers et maintenance compris, reste inférieure à 60 000 euros HT, en choisissant une offre pertinente et sans recourir systématiquement au même fournisseur. Au-delà, une procédure adaptée avec publicité est nécessaire.
Faut-il un contrat par machine ou un contrat global ?
Un contrat global avec facturation par machine simplifie la gestion et pèse dans la négociation du coût copie. Exigez que chaque machine puisse être restituée séparément et que les contrats de maintenance soient rattachés à l'opération.
Quel budget pour une mairie ?
Pour un profil type, mairie de 3 000 habitants, 8 000 pages par mois, 15 % de couleur, sur 60 mois avec maintenance, comptez de l'ordre de 158 à 250 € HT par mois pour un multifonction a3 couleur, loyer et coût copie compris. Sur 36 mois, 165 à 265 €. Fourchettes construites sur des prix publics relevés le 14 septembre 2026 ; le simulateur du site affine selon votre volume.
Rédigée par Édito devis-copieur.fr, la rédaction indépendante du comparateur. Les fourchettes de prix proviennent de sources publiques.