Un cabinet de trois à dix avocats a besoin d'un multifonction A3 de 30 à 45 pages par minute, avec un chargeur de 100 à 300 feuilles, le recto verso en un passage, l'agrafage et, souvent, la perforation. La couleur est utile mais minoritaire.
Ce qui fait la différence : la vitesse de numérisation pour dématérialiser les dossiers, la reconnaissance de caractères pour des PDF consultables, l'impression sécurisée, et le suivi des copies par dossier pour refacturer les clients.
Ce dont un cabinet d'avocats a vraiment besoin
Numériser des dossiers entiers
Un dossier de procédure peut compter plusieurs centaines de pages, agrafées, de formats mélangés. Le chargeur doit accepter 100 feuilles au moins, scanner les deux faces en un passage, et produire des PDF avec reconnaissance de caractères pour retrouver un mot dans un dossier. La vitesse de scan se compte en images par minute : visez 80 au minimum.
Imprimer des conclusions et des pièces
Conclusions en plusieurs exemplaires, bordereaux de pièces, jeux pour le tribunal et pour le confrère. Le recto verso, l'agrafage automatique et le tri par jeux font gagner des heures d'assistant chaque semaine.
Refacturer les copies
Beaucoup de cabinets refacturent les frais de reprographie. Les multifonctions professionnels savent imputer chaque travail à un code dossier saisi sur la machine ou dans le pilote, et exporter un relevé mensuel.
Confidentialité absolue
Impression sécurisée par badge, chiffrement du disque, effacement des données à la restitution, et journal des travaux. Le secret professionnel s'applique à la machine comme au dossier.
Quelle machine louer
Un à trois avocats
Multifonction A3 couleur de 25 à 30 pages par minute, chargeur de 100 feuilles recto verso un passage, agrafeuse interne. Ou un A4 rapide si les dossiers restent modestes.
Quatre à quinze avocats
Multifonction A3 de 35 à 45 pages par minute, chargeur de 200 à 300 feuilles, finisseur avec agrafage et perforation, deux ou trois bacs pour le papier à en-tête et le papier standard, disque chiffré.
Les fonctions à demander
Reconnaissance de caractères, scan vers dossier réseau et vers votre logiciel de gestion de cabinet, codes d'imputation par dossier avec export, impression sécurisée, agrafage, perforation, bac haute capacité.
Quel budget prévoir
Profil type retenu : cabinet de 4 avocats et 2 assistants, 6 000 pages par mois, 10 % de couleur. Les fourchettes ci-dessous sont calculées avec le même moteur que notre simulateur de loyer, à partir de prix publics relevés le 14 septembre 2026. Ce sont des ordres de grandeur, pas un devis.
| Poste | 60 mois | 36 mois |
|---|---|---|
| Machine conseillée | Multifonction A3 couleur, 20 à 30 pages/min, neuve | |
| Loyer mensuel HT | 45 à 100 € | 52 à 115 € |
| Coût copie mensuel HT, 5 400 pages N&B et 600 couleur | 68 à 91 € | 68 à 91 € |
| Budget mensuel HT | 113 à 191 € | 120 à 206 € |
| Sur la durée du contrat | 6 780 à 11 460 € | 4 320 à 7 416 € |
Votre volume est différent ? Ajustez-le dans le simulateur, puis faites chiffrer par un partenaire de votre zone.
Ajuster dans le simulateur →Les points de vigilance dans le contrat
Le coût copie noir et blanc
C'est votre premier poste. À 6 000 pages par mois, chaque dixième de centime représente 6 euros par mois, 360 euros sur 60 mois. Négociez le palier sur votre volume réel, et demandez ce qui se passe si le volume augmente.
Le dépassement de volume
Un gros dossier peut doubler le volume d'un mois. Vérifiez le prix de la page au-delà du minimum et l'absence de pénalité de dépassement.
La machine de remplacement
Un cabinet sans copieur la veille d'une audience est un cabinet en difficulté. Exigez une machine de prêt sous 24 heures en cas de panne longue, écrit au contrat.
Les règles générales du contrat, avec les textes de loi et les décisions de justice, sont dans notre guide du contrat de location. La sortie du contrat est traitée dans le guide de la résiliation.
Questions fréquentes
Quel photocopieur pour un petit cabinet d'avocats ?
Pour un à trois avocats, un multifonction A3 couleur de 25 à 30 pages par minute avec chargeur recto verso de 100 feuilles et agrafeuse. L'essentiel est la vitesse et la qualité de numérisation, plus que la vitesse d'impression.
Peut-on imputer les copies à chaque dossier ?
Oui, sur la plupart des multifonctions professionnels : un code dossier est saisi sur la machine ou dans le pilote d'impression, et un relevé mensuel s'exporte pour la refacturation. Demandez une démonstration avant de signer.
Quel budget pour un cabinet d'avocats ?
Pour un profil type, cabinet de 4 avocats et 2 assistants, 6 000 pages par mois, 10 % de couleur, sur 60 mois avec maintenance, comptez de l'ordre de 113 à 191 € HT par mois pour un multifonction a3 couleur, loyer et coût copie compris. Sur 36 mois, 120 à 206 €. Fourchettes construites sur des prix publics relevés le 14 septembre 2026 ; le simulateur du site affine selon votre volume.
Rédigée par Édito devis-copieur.fr, la rédaction indépendante du comparateur. Les fourchettes de prix proviennent de sources publiques.