À l'échéance : dénoncez le contrat par lettre recommandée dans le préavis prévu, souvent trois à six mois avant la fin, sinon il se renouvelle. Avant terme : seul un accord avec le loueur ou le paiement de l'indemnité contractuelle permet de sortir ; le juge peut réduire cette indemnité si elle est manifestement excessive (Code civil, article 1231-5).
Par caducité : si votre contrat de maintenance a disparu, par exemple parce que le prestataire a été liquidé, le contrat de location financière qui lui est lié peut devenir caduc, quoi qu'en dise le contrat (Cour de cassation, 10 janvier 2024). Mais il faut notifier la caducité avant de cesser de payer : un locataire qui a fait l'inverse a perdu en octobre 2025.
Voie 1 : résilier à l'échéance
C'est la voie normale, et celle où l'on perd le plus d'argent par inattention. Le contrat fixe une durée, 36 à 63 mois, et un mode de renouvellement. Deux cas :
- Le contrat prévoit une clause de reconduction pour une durée fixe, par exemple « renouvelable par périodes de douze mois sauf dénonciation trois mois avant l'échéance ». Vous devez alors envoyer votre dénonciation par lettre recommandée avec accusé de réception avant la date limite. Un jour de retard engage une nouvelle période.
- Le contrat ne prévoit rien et vous continuez d'utiliser la machine après le terme : il y a tacite reconduction. Selon les articles 1214 et 1215 du Code civil, le contrat reconduit a un contenu identique mais une durée indéterminée. L'article 1211 permet alors à chaque partie d'y mettre fin à tout moment, en respectant le préavis contractuel ou, à défaut, un délai raisonnable.
Voie 2 : résilier avant terme
Un contrat à durée déterminée ne se rompt pas unilatéralement. Trois portes de sortie existent.
L'accord avec le loueur
Le plus fréquent en pratique : vous changez de machine, le nouveau fournisseur « reprend » l'ancien contrat, c'est-à-dire qu'il en rachète le solde et l'intègre dans le nouveau loyer. C'est légal, mais faites calculer le coût total : le solde de l'ancien contrat plus le nouveau loyer sur 60 mois coûte souvent plus que d'attendre l'échéance. La Cour de cassation a eu à connaître d'un montage prévoyant une « évolution du contrat à partir de 24 mois avec remise d'un chèque », qui s'est terminé par une assignation en paiement de 22 616 euros et la restitution de huit photocopieurs (Cass. com., 6 mars 2024, n° 22-21.267).
Le paiement de l'indemnité contractuelle
Le contrat prévoit presque toujours qu'en cas de résiliation anticipée, le locataire doit les loyers restant à courir, parfois majorés. Cette somme est une clause pénale. L'article 1231-5 du Code civil permet au juge, même d'office, de la modérer si elle est manifestement excessive, et répute non écrite toute clause qui l'en empêcherait. Un loueur qui réclame 100 % des loyers restants tout en récupérant une machine qu'il revendra s'expose donc à une réduction. C'est un argument de négociation avant d'être un argument de procès.
La rétractation des très petites entreprises
Si vous employez au plus cinq salariés, que le contrat a été signé hors établissement, dans vos locaux ou à distance, et que le photocopieur n'entre pas dans le champ de votre activité principale, vous disposez d'un droit de rétractation de quatorze jours à compter de la conclusion du contrat (Code de la consommation, article L221-3 et article L221-18). Si le contrat ne mentionne pas ce droit, le délai est prolongé. Exercez-le par lettre recommandée, sans avoir à vous justifier.
Voie 3 : la caducité, quand la maintenance a disparu
C'est la situation la plus fréquente devant les tribunaux : le revendeur qui assurait la maintenance est liquidé ou cesse d'intervenir, et le loueur financier continue de prélever. Depuis les arrêts de chambre mixte du 17 mai 2013, les contrats concomitants ou successifs d'une opération incluant une location financière sont interdépendants, et les clauses contraires sont réputées non écrites (Cass. ch. mixte, 17 mai 2013, n° 11-22.768). L'article 1186 du Code civil en tire la conséquence : la disparition de l'un rend caducs les autres, si le contractant contre qui on l'invoque connaissait l'opération d'ensemble.
La Cour de cassation a précisé en 2024 que le loueur financier a « nécessairement connaissance de l'existence de l'opération d'ensemble », et qu'une clause obligeant le locataire à trouver un autre mainteneur ou prévoyant une indemnité en cas d'anéantissement de la maintenance est inconciliable avec l'interdépendance (Cass. com., 10 janvier 2024, n° 22-20.466).
La marche à suivre
- Documentez la défaillance. Demandes d'intervention sans réponse, absence de livraison de toner, jugement de liquidation, courrier du liquidateur. Mettez le mainteneur en demeure par lettre recommandée d'exécuter le contrat sous huit jours.
- Faites constater la disparition du contrat de maintenance. Soit le liquidateur renonce à le poursuivre, soit vous le résiliez pour inexécution après mise en demeure restée sans effet. Conservez la preuve datée.
- Notifiez au loueur la caducité du contrat de location, par lettre recommandée, en citant l'interdépendance des contrats, l'article 1186 du Code civil et la date de disparition de la maintenance. Tenez la machine à sa disposition.
- Continuez à payer les loyers jusqu'à cette notification. Cessez ensuite, en indiquant que vous les consignez ou les tenez à disposition si la caducité était contestée.
- Consultez un avocat dès qu'une mise en demeure du loueur arrive. Les montants en jeu sur 63 mois justifient une consultation.
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Préparer le remplacement →La restitution de la machine
Quelle que soit la voie de sortie, la fin du contrat pose la question de la reprise du matériel. Les conditions générales mettent généralement les frais à la charge du locataire mais imposent une désinstallation par le fournisseur ou une personne agréée. Quand le fournisseur a disparu, ce mécanisme se bloque.
La solution pratique : notifier par lettre recommandée que la machine est à disposition dans vos locaux à compter d'une date précise, aux jours et heures ouvrables, et proposer un délai d'un mois pour l'enlèvement. Cette notification, datée et prouvée, est ce que les juges retiennent pour arrêter le compteur des loyers quand le loueur tarde à récupérer son bien. Ne jetez jamais la machine et ne la remettez à personne sans reçu.
Modèle de lettre de résiliation à l'échéance
À adapter, à envoyer en recommandé avec accusé de réception, au loueur (celui qui encaisse les loyers), avec copie au fournisseur si le contrat de maintenance est séparé.
Pour une notification de caducité, remplacez le deuxième paragraphe par l'exposé de la disparition du contrat de maintenance, avec ses dates et ses pièces, et visez l'article 1186 du Code civil ainsi que l'arrêt de la Cour de cassation du 10 janvier 2024. Dans ce cas, faites relire la lettre par un avocat avant envoi.
- Code civil, article 1186, article 1211, article 1214, article 1215, article 1231-5.
- Code de la consommation, article L221-3 et article L221-18.
- Cour de cassation, chambre mixte, 17 mai 2013, n° 11-22.768.
- Cour de cassation, chambre commerciale, 10 janvier 2024, n° 22-20.466.
- Cour de cassation, chambre commerciale, 22 octobre 2025, n° 24-16.667.
- Cour de cassation, chambre commerciale, 6 mars 2024, n° 22-21.267.
Questions fréquentes
Peut-on résilier un contrat de location de photocopieur avant la fin ?
Le contrat est à durée déterminée : on ne peut pas y mettre fin librement. Une sortie anticipée passe soit par un accord avec le loueur, soit par le paiement de l'indemnité prévue au contrat, généralement les loyers restants, que le juge peut réduire si elle est manifestement excessive, soit par la caducité du contrat quand la maintenance qui lui est liée a disparu.
Quel préavis pour résilier une location de photocopieur à son terme ?
Celui que fixe le contrat, le plus souvent trois à six mois avant l'échéance, par lettre recommandée avec accusé de réception. Si le contrat a été tacitement reconduit sans clause de durée, il devient à durée indéterminée et chaque partie peut y mettre fin en respectant le préavis contractuel ou, à défaut, un délai raisonnable.
Mon prestataire de maintenance a fait faillite, dois-je continuer à payer les loyers ?
Ne cessez pas de payer sans avoir d'abord notifié la caducité du contrat de location au loueur, en vous appuyant sur l'interdépendance des contrats. Dans une affaire jugée en octobre 2025, un locataire qui avait arrêté de payer avant la disparition officielle de la maintenance a perdu : le loueur avait valablement résilié pour impayé. L'ordre des démarches compte.
Le loueur peut-il me réclamer tous les loyers restants ?
Le contrat le prévoit généralement, mais cette indemnité est une clause pénale que l'article 1231-5 du Code civil permet au juge de modérer si elle est manifestement excessive, surtout quand le loueur récupère et revend la machine. Elle n'est due qu'après mise en demeure.
Comment restituer le photocopieur en fin de contrat ?
Selon la procédure du contrat : souvent une désinstallation par le fournisseur ou une personne agréée, aux frais du locataire. Notifiez par lettre recommandée que la machine est à disposition dans vos locaux, avec une date, et conservez la preuve. Si personne ne vient, cette notification protège contre la poursuite des loyers.
Rédigée par Édito devis-copieur.fr, la rédaction indépendante du comparateur. Les fourchettes de prix proviennent de sources publiques.