En 2026, louer un photocopieur coûte de 15 à 45 € HT par mois pour un A4 noir et blanc, 45 à 100 € pour un A3 couleur standard, et 90 à 300 € pour les machines rapides, sur 36 à 63 mois. La maintenance se paie en plus, à la page : 0,4 à 0,9 centime en noir et blanc, 4 à 9 centimes en couleur.
Pour une PME qui imprime 4 000 pages par mois, dont un quart en couleur, le budget complet se situe entre 120 et 170 € HT par mois. Ces fourchettes sont relevées sur cinq sources publiques le 14 septembre 2026.
Loyers mensuels par gamme
Le loyer rémunère la mise à disposition de la machine. Il dépend d'abord de la gamme, puis de la durée, de l'état et des options. Voici les fourchettes relevées, hors taxes et hors coût copie.
| Gamme | Loyer mensuel HT | Points de comparaison relevés |
|---|---|---|
| A4 multifonction noir et blanc | 15 à 45 € | Dès 12 à 14 € chez un loueur francilien pour l'entrée de gamme, 30 à 40 € chez deux loueurs parisiens. |
| A4 multifonction couleur | 30 à 95 € | 32 à 95 € selon la vitesse et les bacs. |
| A3 couleur reconditionné | 45 à 60 € | 49 € constaté pour un A3 couleur remis en état. |
| A3 couleur neuf, 20 à 30 pages/min | 45 à 100 € | 74 à 89 € pour trois modèles Sharp, Ricoh et Canon sur 5 ans ; 43 à 45 € pour deux modèles compacts. |
| A3 couleur neuf, 35 à 45 pages/min | 90 à 180 € | 129 € à 36 ppm, 178 € à 45 ppm, 86 à 91 € pour deux modèles rapides d'un autre loueur. |
| A3 haut volume, 55 pages/min et plus | 180 à 300 € et plus | 219 € à 55 ppm ; « 300 € et au-delà » pour les gros volumes. |
Le coût copie, ligne par ligne
Le coût copie est le prix unitaire de chaque page imprimée ou copiée. Il finance le contrat de maintenance : toner, tambour, four, courroie, capteurs, déplacements et main-d'œuvre du technicien. Il est dégressif par paliers de volume.
- Noir et blanc A40,4 à 0,9 ctMoins d'un centime la page, selon le volume mensuel engagé.
- Couleur A44 à 9 ctEnviron dix fois le tarif noir et blanc à volume égal.
- Page A32 clics A4Une page A3 est facturée comme deux pages A4 de la même couleur.
Deux modèles de facturation coexistent. Le premier facture chaque page au prix du palier atteint. Le second, proposé notamment par les sociétés de financement, inclut un forfait de pages dans le loyer et facture les pages supplémentaires au compteur. Dans les deux cas, le compteur de la machine fait foi : demandez à recevoir les relevés.
Trois budgets types
Pour rendre ces chiffres concrets, voici trois situations calculées avec les fourchettes ci-dessus. Ce sont des ordres de grandeur, pas des devis.
| Profil | Machine | Loyer | Copies | Total mensuel HT |
|---|---|---|---|---|
| Cabinet de 4 personnes 1 500 pages, 10 % couleur | A4 couleur | 40 à 70 € | 15 à 25 € | 55 à 95 € |
| PME de 15 personnes 4 000 pages, 25 % couleur | A3 couleur 25 à 30 ppm | 60 à 100 € | 60 à 110 € | 120 à 210 € |
| Service de 40 personnes 12 000 pages, 20 % couleur | A3 couleur 35 à 45 ppm | 110 à 180 € | 140 à 260 € | 250 à 440 € |
Un exemple réel publié par un loueur parisien confirme l'ordre de grandeur : un cabinet de 18 personnes paie 129 € de loyer et environ 60 € de copies pour 5 120 pages par mois, soit 189 € HT par mois.
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Obtenir mon chiffrage →Ce qui fait varier le prix, dans l'ordre
- Le volume mensuel engagé. Il détermine le palier de coût copie et le minimum facturé. C'est le levier numéro un.
- La durée. À machine égale, passer de 36 à 60 mois réduit le loyer mensuel, mais allonge votre engagement et le coût d'une sortie anticipée.
- Neuf ou reconditionné. Près de 40 % d'écart sur le loyer pour un service équivalent.
- La vitesse et le format. Chaque tranche de 10 pages par minute supplémentaires se paie, et l'A3 coûte plus cher que l'A4 à vitesse égale.
- Les options. Finisseur, agrafage, perforation, bacs haute capacité, logiciel de suivi des impressions.
- Le service. Délai d'intervention garanti, machine de prêt, télémaintenance.
Comment comparer deux devis de location
Deux devis ne se comparent pas sur le loyer, mais sur le coût total de possession sur la durée du contrat. La méthode tient en quatre lignes :
- Loyer mensuel multiplié par le nombre de mois.
- Coût copie noir et blanc multiplié par votre volume mensuel réel noir et blanc, multiplié par le nombre de mois.
- Même calcul pour la couleur.
- Ajoutez les frais fixes : mise en service, reprise de l'ancienne machine, frais de fin de contrat.
Faites ce calcul avec votre volume, pas avec le volume minimum proposé par le loueur. Si les deux devis ne partent pas du même volume, ils ne sont pas comparables. Vérifiez aussi que l'indexation annuelle du coût copie est identique ou absente.
- infodeos.com, « Prix location photocopieur 2026 : grille tarifs A4, A3, PME » et « Coût copie photocopieur 2026 : prix d'une page A4 ».
- amparis.fr, « Combien coûte la location d'un photocopieur professionnel ? ».
- auxiliumburo.fr, « Location de photocopieurs dès 14 € / mois en Île-de-France ».
- teemio.fr, « Quel est le prix d'un photocopieur professionnel en 2026 ? ».
- grenke.fr, « Location financière, coût par copie ».
Questions fréquentes
Quel est le prix moyen d'une location de photocopieur ?
Pour une PME, le cas le plus courant est un A3 couleur de 25 à 30 pages par minute loué entre 45 et 100 € HT par mois, auquel s'ajoute le coût copie. Avec 4 000 pages par mois, dont un quart en couleur, le budget total se situe autour de 120 à 170 € HT par mois.
Le coût copie est-il négociable ?
Oui, c'est même la partie la plus négociable du contrat. Il dépend du volume que vous vous engagez à imprimer et du rapport entre noir et blanc et couleur. Un volume élevé et régulier permet d'obtenir des paliers plus bas. Faites chiffrer plusieurs partenaires avec le même volume pour comparer.
Pourquoi deux devis pour la même machine peuvent-ils varier du simple au double ?
Parce que le loyer dépend de la durée, de l'état de la machine (neuve ou reconditionnée), des options incluses, du volume minimum de pages et de la marge du revendeur. Comparez toujours le coût total sur la durée : loyer multiplié par le nombre de mois, plus le coût copie sur votre volume réel.
Le prix de location inclut-il l'installation et la formation ?
Le plus souvent oui, la livraison, l'installation, le paramétrage réseau et une formation initiale sont compris. Vérifiez que c'est écrit. Certains contrats facturent des frais de mise en service ou de reprise de l'ancienne machine.
Un photocopieur reconditionné en location est-il un bon choix ?
Pour un budget serré, oui. Un A3 couleur reconditionné se loue autour de 49 € par mois contre 80 € et plus pour le neuf, avec la même maintenance. La garantie de service est identique tant que le contrat de maintenance couvre les pièces d'usure.
Rédigée par Édito devis-copieur.fr, la rédaction indépendante du comparateur. Les fourchettes de prix proviennent de sources publiques.